第四節(jié)　會(huì)計(jì)檔案管理

　　一、會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類(lèi)

　　會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件屬于文書(shū)檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。

　　會(huì)計(jì)檔案一般分為：

　　1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

　　2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　4.其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。

　　【例題•多選題】會(huì)計(jì)檔案一般分為( )。

　　A.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)

　　B.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)

　　C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)

　　D.其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】會(huì)計(jì)檔案的其他類(lèi)資料包括預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，而不包括會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。( )

　　[答案]錯(cuò)

　　【例題•單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )。

　　A.會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

　　B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

　　C.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

　　D.月度財(cái)務(wù)計(jì)劃

　　[答案]D
二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　1.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　4.會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。(綜合題)

　　【例題•判斷題】若有特殊需要，經(jīng)本位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，會(huì)計(jì)檔案可以外借、查閱或復(fù)制。( )。

　　[答案]×

　　三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。

　　永久：包括年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。

　　【例題•多選題】下列會(huì)計(jì)檔案屬于永久保管的有( )。

　　A.年度財(cái)務(wù)報(bào)告

　　B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

　　C.會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

　　D.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

　　[答案]ABD

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　【例題•判斷題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。保管期限從會(huì)計(jì)檔案裝訂結(jié)束的第二天算起。( )。

　　[答案]×

　　【例題•單選題】會(huì)計(jì)檔案的定期保管有( )。

　　A.1年、3年、10年、15年、25年

　　B.5年、10年、15年、20年、25年

　　C.3年、5年、10年、15年、25年

　　D.3年、5年、10年、15年、20年

　　[答案]C

　　【例題•判斷題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。( )

　　[答案]對(duì)

　　【例題•單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)的原始憑證和總賬這類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限是( )。

　　A.5年

　　B.l0年

　　C.15年

　　D.20年

　　[答案]C
四、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序

　　1.編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

　　會(huì)計(jì)檔案保管期限需要銷(xiāo)毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出意見(jiàn)，會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行審批和鑒定，并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　銷(xiāo)售清冊(cè)一般包括：會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限以，已保管期限，銷(xiāo)毀日期等。

　　單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

　　【例題•判斷題】會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)由會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)自編制并要求會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和總會(huì)計(jì)師必須在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀上簽署意見(jiàn)。( )。

　　[答案]×

　　2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)

　　銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。

　　監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

　　【例題•判斷題】國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上一級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上一級(jí)財(cái)政部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。( )。

　　[答案]×

　　[解析]國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。

　　3.不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案

　　保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。

　　【例題•判斷題】單位在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，將應(yīng)收其他單位的貨款20萬(wàn)元和將于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程檔案也一并銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)已報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批同意( )。

　　[答案]×

　　【例題•分析題】某企業(yè)擬銷(xiāo)毀一批保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會(huì)計(jì)工作的副廠長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署銷(xiāo)毀意見(jiàn)后，由該企業(yè)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)該批會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。請(qǐng)分析說(shuō)明該企業(yè)在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中存在的問(wèn)題。