六、填制和審核會計(jì)憑證
會計(jì)憑證是指具有一定格式，用以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)生和完成情況的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。
會計(jì)憑證按照來源和用途的不同，分為原始憑證和記賬憑證。
(一)原始憑證
1.概念
原始憑證(單據(jù))，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)發(fā)生或完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑據(jù)。注意例如，如發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、銀行結(jié)算憑證等。不包括購銷合同等。
它是會計(jì)核算的原始依據(jù)。
2.原始憑證的內(nèi)容：(比如一張發(fā)票;注意區(qū)別于記賬憑證)
原始憑證一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容(也稱為原始憑證要素)：
1)原始憑證的名稱(如，北京市商業(yè)企業(yè)專用發(fā)票);
2)填制原始憑證的日期;
3)接受原始憑證單位名稱(開頭的客戶名稱);——記賬憑證無
4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價、金額等);
5)填制單位簽章(紅章，代表開據(jù)單位);——記賬憑證無
6)有關(guān)人員簽章(包括填制人、其他經(jīng)辦人);
7)憑證附件。
3.原始憑證的填制或取得要求
(1)填制原始憑證時，要求做到：
內(nèi)容真實(shí)，項(xiàng)目完整，填制及時，書寫清楚，順序使用。
(2)原始憑證的簽字、蓋章等要求：
從外單位取得的原始憑證——必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證——必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證——必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。對外開出的原始憑證——必須加蓋本單位公章。
購買實(shí)物的原始憑證——必須有驗(yàn)收證明。支付款項(xiàng)的原始憑證——必須有收款單位和收款人的收款證明。
(3)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的單位和人員，都必須填制或取得原始憑證并及時送交會計(jì)機(jī)構(gòu)(最遲不超過一個會計(jì)結(jié)算期)。
4.原始憑證的審核
(1)審核內(nèi)容：
1)原始憑證的真實(shí)性
其真實(shí)性的審核主要包括憑證表述的事項(xiàng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否相符。如，憑證日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。此外，對通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，防止以假冒的原始憑證記賬。如，購貨發(fā)票所表述的購貨數(shù)量與實(shí)際購貨數(shù)量不符，或者發(fā)票上的購貨單價、金額被涂改，與實(shí)際單價、金額不符，則為不真實(shí)的原始憑證。
2)原始憑證的合法性
審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身是否有違反國家法律法規(guī)的情況，是否符合規(guī)定的審批權(quán)限，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐化等行為。如，需經(jīng)過批準(zhǔn)而未辦理批準(zhǔn)手續(xù)的購貨發(fā)票，為不合法的原始憑證。
3)原始憑證的合理性
審核原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。
4)原始憑證的完整性
審核原始憑證各項(xiàng)基本要素是否齊全，是否有漏項(xiàng)情況，日期是否完整，數(shù)字是否清晰，文字是否工整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。
5)原始憑證的正確性
審核原始憑證各項(xiàng)金額的計(jì)算及填寫是否正確。包括：阿拉伯?dāng)?shù)字分位填寫，不得連筆寫;小寫金額前要標(biāo)明人民幣“￥”符號，中間不能留有空位，金額要標(biāo)至“分”，無角、分的，要以“0”補(bǔ)位;大寫要按照要求規(guī)范寫，大小寫金額要一致;發(fā)生書寫錯誤的，要按照正確的方法更正等。
6)原始憑證的及時性
【例題單選題】某企業(yè)會計(jì)人員審核一張購買材料的原始憑證時，發(fā)現(xiàn)憑證上的單價和金額數(shù)字有涂改痕跡，且材料單價也明顯高于市場價格。該憑證應(yīng)屬于( )。
　　A.不真實(shí)的原始憑證
　　B.不合法的原始憑證
　　C.不準(zhǔn)確的原始憑證
　　D.不完整的原始憑證
　　[答案]A
　　[解析]涂改過單價和金額的憑證沒有真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的本來面貌，是一種歪曲事實(shí)、弄虛作假的不真實(shí)的原始憑證。
　　【例題】出納員五某在審查業(yè)務(wù)員李某的食宿發(fā)票時，發(fā)現(xiàn)大小寫金額不一致，王某應(yīng)如何處理?
　　[解析]王某應(yīng)仔細(xì)分析發(fā)票金額大小寫不一致的原因，若是人為的涂改所致，則屬于不真實(shí)、不合法的原始憑證，應(yīng)不予接受，同時應(yīng)向單位負(fù)責(zé)人報告;若為發(fā)票填寫錯誤，則應(yīng)退回，要求出票單位重開，予以更正。
　　(2)經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理
　　《會計(jì)法》規(guī)定：
　　1)對于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會計(jì)機(jī)構(gòu)、會計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。(錯誤嚴(yán)重)
　　2.對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，應(yīng)予以退回，并要求經(jīng)辦人員按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充。(錯誤不嚴(yán)重)
　　【例題】某企業(yè)會計(jì)人員審核一張購買材料的原始憑證時，發(fā)現(xiàn)憑證上的單價和金額數(shù)字有涂改痕跡，且材料單價也明顯高于市場價格。該憑證應(yīng)屬于( )。
　　A.不真實(shí)的原始憑證
　　B.不合法的原始憑證
　　C.不準(zhǔn)確的原始憑證
　　D.不完整的原始憑證
　　[答案]A
　　[解析]涂改過單價和金額的憑證沒有真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的本來面貌，是一種歪曲事實(shí)、弄虛作假的不真實(shí)的原始憑證。
　　【例題】出納員五某在審查業(yè)務(wù)員李某的食宿發(fā)票時，發(fā)現(xiàn)大小寫金額不一致，王某應(yīng)如何處理?
　　[解析]王某應(yīng)仔細(xì)分析發(fā)票金額大小寫不一致的原因，若是人為的涂改所致，則屬于不真實(shí)、不合法的原始憑證，應(yīng)不予接受，同時應(yīng)向單位負(fù)責(zé)人報告;若為發(fā)票填寫錯誤，則應(yīng)退回，要求出票單位重開，予以更正。
　　5.原始憑證錯誤的更正。
　　(1)原始憑證所記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改，隨意涂改的原始憑證為無效憑證，不能以此為依據(jù)填制記賬憑證或登記賬簿。
　　(2)原始憑證記載的內(nèi)容有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由開具單位重開或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。
　　(3)原始憑證金額出現(xiàn)錯誤的不得更正，只能由原始憑證開具單位重新開具。
　　(4)原始憑證開具單位應(yīng)當(dāng)依法開具準(zhǔn)確無誤的原始憑證，對于填制有誤的原始憑證，負(fù)有更正和重新開具的法律義務(wù)，不得拒絕。
　　【例題】某公司從外地購買了一批原材料，收到發(fā)票后與實(shí)際支付款項(xiàng)進(jìn)行核對時發(fā)現(xiàn)發(fā)票金額錯誤，經(jīng)辦人員在原始憑證金額欄上進(jìn)行了更改，并加蓋了自己的印章，以此作為報銷憑證。要求分析上述公司做法有無不妥之處。