用友、金蝶等財(cái)務(wù)軟件以及企事業(yè)其他信息系統(tǒng)的應(yīng)用和普及‚大大提高了中小企事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化程度‚減輕了會(huì)計(jì)人員的負(fù)擔(dān)‚節(jié)約了財(cái)務(wù)成本。但實(shí)務(wù)工作者也發(fā)現(xiàn)‚財(cái)務(wù)軟件更偏重于會(huì)計(jì)賬務(wù)的處理及標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表的提供‚而分析功能不足‚未提供良好的分析工具‚分析方法也不夠靈活‚其他信息系統(tǒng)更偏重于業(yè)務(wù)處理。這時(shí)就需要借助EXCEL等外部工具進(jìn)行個(gè)性化的財(cái)務(wù)分析。
　　一、財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建
　　用EXCEL建立財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫時(shí)‚可以充分發(fā)揮其靈活性‚從各個(gè)維度、各個(gè)層次對(duì)企事業(yè)單位數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。盡管EXCEL2007已經(jīng)解除了以前版本只能處理65536行數(shù)據(jù)的限制‚但是也要考慮到數(shù)據(jù)庫如果過于龐大‚運(yùn)行速度會(huì)降低。因此‚建立數(shù)據(jù)庫時(shí)如果數(shù)據(jù)庫偏大‚可以將數(shù)據(jù)庫拆分成幾個(gè)小的數(shù)據(jù)庫。
　　明確了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建目標(biāo)后‚就可以從不同地方收集財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既可以從用友、金蝶等財(cái)務(wù)軟件獲取‚也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導(dǎo)入‚如醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進(jìn)銷存系統(tǒng)等等。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)既可以是用友等財(cái)務(wù)軟件整個(gè)科目數(shù)據(jù)‚也可以是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。
　　財(cái)務(wù)軟件和其他信息系統(tǒng)一般都有導(dǎo)出成EXCEL電子表格的功能‚如果這些信息系統(tǒng)軟件可以導(dǎo)出成分隔符區(qū)分的文本文件‚也可以通過EXCEL中的分欄工具進(jìn)行拆分。
　　(一)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段整理
　　在進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理時(shí)‚經(jīng)常會(huì)用到這些函數(shù):
　　1.時(shí)期處理函數(shù)。如根據(jù)日期提取年、月、周的數(shù)據(jù):YEAR()‚MONTH()‚WEEK()。
　　2.字符處理函數(shù)。如提取字符串中的某一內(nèi)容:LEFT()‚MID()‚RIGHT()。字符串聯(lián)結(jié):CONCATENATE()。
　　3.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換函數(shù)。如將數(shù)字強(qiáng)制轉(zhuǎn)換成文本:TEXT()。
　　4.邏輯判斷函數(shù)。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA()‚ISTEXT()。
　　(二)數(shù)據(jù)的歸類
　　財(cái)務(wù)分析時(shí)經(jīng)常會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類‚這時(shí)可以借助函數(shù)VLOOKUP()來實(shí)現(xiàn)。如對(duì)食品進(jìn)行分類時(shí)‚可以首先建立一張字典表。
　　然后在數(shù)據(jù)庫里面在目標(biāo)單元格輸入函數(shù)vlookup()并設(shè)置函數(shù)參數(shù)‚再對(duì)整個(gè)字段進(jìn)行填充‚就可以根據(jù)字段食品名稱獲取其對(duì)應(yīng)分類了。
　　(三)數(shù)據(jù)庫的定義
　　數(shù)據(jù)收集整理完后‚可以在EXCEL里形成一張表單(sheet)‚可將有數(shù)據(jù)的區(qū)域定義為一張表‚并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數(shù)據(jù)庫為例‚基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后‚存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內(nèi)。這時(shí)先選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域‚點(diǎn)擊右鍵‚選擇“命名單元格區(qū)域”‚命名為如“數(shù)據(jù)表”。
　　定義數(shù)據(jù)區(qū)域可以更方便地對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)。
　　二、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析
　　數(shù)據(jù)庫建立好之后‚就可以充分利用EXCEL的數(shù)據(jù)分析挖掘工具‚靈活方便地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。
　　(一)對(duì)比分析采集者退散
　　建立的數(shù)據(jù)庫如果包含了一段時(shí)期的數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸類后‚可方便地實(shí)現(xiàn)對(duì)比分析。這里面需要用到EXCEL的數(shù)據(jù)透視表工具‚首先將光標(biāo)定位到“數(shù)據(jù)表”‚單擊“插入數(shù)據(jù)透視表”‚并根據(jù)需要選擇報(bào)表篩選字段、行標(biāo)簽、列標(biāo)簽字段以及值字段。在作對(duì)比分析時(shí)‚應(yīng)該在列標(biāo)簽選擇時(shí)間字段‚并選擇需要進(jìn)行對(duì)比的時(shí)間段。
　　透視表建立后‚可以通過報(bào)表等字段篩選數(shù)據(jù)的范圍‚例如既可以看全院收入‚也可關(guān)注某一個(gè)或幾個(gè)科室的收入分析。同時(shí)‚在鄰近單元格建立公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析。
　　(二)趨勢(shì)分析
　　趨勢(shì)分析也是財(cái)務(wù)分析中的一個(gè)常用方法‚分析人員可以從數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)看出數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期變化趨勢(shì)及季節(jié)趨勢(shì)等。
　　用EXCEL建立趨勢(shì)分析時(shí)‚也要建立數(shù)據(jù)透視表并選擇要分析的字段。作趨勢(shì)分析時(shí)‚可以輔以圖片更能直觀地進(jìn)行分析。將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)‚單擊“插入折線圖”或其他圖形模板‚并調(diào)整圖形格式就可以制作出專業(yè)的圖表。
　　(三)結(jié)構(gòu)分析
　　結(jié)構(gòu)分析可以看出數(shù)據(jù)之間的構(gòu)成分析。在EXCEL里面作數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析時(shí)也可以通過建立數(shù)據(jù)透視表‚選擇要分析的數(shù)據(jù)字段進(jìn)行分析。同時(shí)‚還可以制作數(shù)據(jù)餅圖等進(jìn)行直觀的觀察分析。
　　三、財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與更新
　　財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)庫建立完成后‚可以根據(jù)個(gè)性需求靈活地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和分析。同時(shí)‚這個(gè)數(shù)據(jù)庫也是可以動(dòng)態(tài)更新的。更新數(shù)據(jù)庫時(shí)‚只需在數(shù)據(jù)表末端追加數(shù)據(jù)記錄‚數(shù)據(jù)庫就會(huì)智能地將數(shù)據(jù)加入。當(dāng)然‚這個(gè)數(shù)據(jù)庫也支持對(duì)以前數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行修改‚批量修改數(shù)據(jù)時(shí)可以使用EXCEL的批量替換功能;具備支持增加和刪減字段的功能。
　　修改數(shù)據(jù)庫后‚應(yīng)確保增加的記錄在數(shù)據(jù)表內(nèi)可以通過擴(kuò)大數(shù)據(jù)表區(qū)域來實(shí)現(xiàn)。同步更新數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)圖時(shí)‚只需要在任意表內(nèi)‚單擊“更新數(shù)據(jù)源”‚則所有基于數(shù)據(jù)庫的透視表和數(shù)據(jù)圖都可以同步進(jìn)行更新‚操作非常方便。來源：
　　從上述研究可以看出‚EXCEL具備靈活、簡(jiǎn)便而功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能‚而基于EXCEL數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新也非常簡(jiǎn)單‚財(cái)務(wù)人員通過簡(jiǎn)單的操作‚就可以從各個(gè)維度、范圍對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析。當(dāng)然‚EXCEL還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能‚需要財(cái)務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造力‚從而提高財(cái)務(wù)分析的效率和作用。