第四節(jié)　會計憑證的傳遞與保管

　　一、會計憑證的傳遞(了解)

　　(一)會計憑證的傳遞的概念

　　會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。

　　(二)會計憑證的傳遞的內(nèi)容

　　包括傳遞程序和傳遞時間兩方面。

　　(三)會計憑證的傳遞程序和時間的制訂

　　單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。通常考慮以下幾點：

　　1.會計憑證的傳遞程序，要根據(jù)管理要求規(guī)定。

　　2.會計憑證的傳遞時間，要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)必要手續(xù)時間而定。

　　3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。

　　執(zhí)行中如有不合理的地方，可隨時根據(jù)實際情況加以修改。

　　二、會計憑證的保管

　　會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。作為記賬的依據(jù)，會計憑證是重要的會計檔案和經(jīng)濟資料。

　　對會計憑證的保管的主要要求有：

　　1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。

　　從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位負責(zé)人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位負責(zé)人批準后，代作原始憑證。

　　2.會計憑證封面應(yīng)注明：單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。

　　3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員批準，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。各種經(jīng)濟合同，存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要的原始憑證，應(yīng)另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

　　每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。任何單位不得擅自銷毀會計憑證。